Cómo migrar del facturador gratuito de la DGI a FacturaHQ

Migrar del facturador gratuito de la DGI a una plataforma moderna como FacturaHQ no debería doler. En la mayoría de los casos el proceso completo toma entre 2 y 4 horas de trabajo efectivo repartidas en 2 días. Esta guía describe cada paso.

Antes de empezar

Tenga listos:

Certificado de firma electrónica calificada (el archivo .p12 y su contraseña).
Credenciales DGI para descargar el histórico de documentos si lo desea.
Lista de clientes (Excel, Numbers o CSV).
Lista de productos/servicios con su precio, ITBMS aplicable y código interno.
Logo de la empresa en PNG o SVG transparente.

No necesita apagar el facturador gratuito durante el proceso; se puede mantener activo en paralelo hasta que emita su primera factura productiva en FacturaHQ.

Paso 1 — Crear su cuenta

Acceda a facturahq.cloud y registre su empresa con RUC y DV. El sistema valida automáticamente los datos contra la DGI para evitar errores de transcripción. Esto toma 5 minutos.

Paso 2 — Cargar certificado digital

Suba su archivo .p12 e ingrese la contraseña. FacturaHQ verifica la vigencia, valida que el certificado sea aceptado por la DGI y lo almacena cifrado. No se comparte nunca fuera de su workspace.

Paso 3 — Importar clientes y productos

Descargue nuestras plantillas Excel/CSV y pegue sus datos existentes:

Clientes: nombre, RUC/cédula, DV, dirección, correo, tasa de retención (si aplica).
Productos/servicios: código, descripción, precio base, tasa ITBMS, unidad, categoría.

Suba las plantillas y FacturaHQ validará cada fila. Si hay errores (RUC con formato inválido, por ejemplo), le indicaremos exactamente qué corregir. En promedio una empresa con 200 clientes y 100 productos termina esta fase en 30-45 minutos.

Paso 4 — Configurar consecutivos y series

La DGI asigna rangos de consecutivos por serie. Si ya venía emitiendo documentos electrónicos, continúe con el último número emitido más uno. FacturaHQ lo configura en un solo campo y bloquea la reutilización accidental.

Paso 5 — Personalizar la representación (PDF)

Suba su logo y elija colores de acento. El PDF generado por FacturaHQ incluye:

Logo de su empresa.
Datos del emisor y el receptor.
Detalle de productos e ITBMS.
CUFE y código QR con enlace a la consulta DGI.
Notas adicionales, forma de pago, cuenta bancaria (opcional).

Paso 6 — Emisión de prueba (sandbox)

Antes de emitir en producción, haga al menos 3 pruebas en modo sandbox:

Una factura electrónica B2B.
Una boleta a consumidor final.
Una nota de crédito referenciando una factura anterior.

Las pruebas no tienen impacto fiscal pero validan end-to-end la ruta hacia la DGI.

Paso 7 — Activación productiva

Confirme la activación desde su panel. A partir de ese momento cada documento se emite con CUFE real y queda archivado por 5 años. FacturaHQ le manda un correo de confirmación con los datos de la primera factura productiva.

¿Qué pasa con los documentos emitidos antes?

Siguen siendo válidos y están disponibles en el portal de la DGI y en su propio archivo. Si quiere consolidar todo en un solo lugar, puede importar los XML históricos a FacturaHQ para que aparezcan en su dashboard y facilitar la consulta posterior. Esto es opcional.

Errores comunes al migrar

Reusar consecutivos. La DGI rechaza si el número ya fue usado.
Saltarse el sandbox. Emitir directo en producción le obliga a anular su primera factura si el logo salió mal.
No avisar a clientes B2B. Si algunos clientes corporativos tenían su factura configurada en su sistema, es buena práctica avisarles del nuevo formato.
Dejar el certificado en una sola computadora. Suba el .p12 a FacturaHQ y guarde un respaldo seguro; no viva al borde del extravío.

Apoyo humano durante la migración

Si es un negocio con más de 500 facturas/mes o requiere una importación masiva de históricos, nuestro equipo ofrece una sesión de onboarding por video-llamada de 60 minutos sin costo. Escriba a soporte@facturahq.cloud y coordinamos.

Migrar es menos dramático de lo que parece. En uno o dos días su negocio estará emitiendo SFEP moderno, con modo contingencia, móvil y API — sin haber perdido un solo documento del pasado.